Les Usages Collaboratifs des plateformes collaboratives métiers

J'analyse régulièrement l'évolution des usages collaboratifs mis en œuvre sur les plateformes collaboratives. 

Je dois dire que cette année marque un tournant.

Lors du dernier salon RSE 2016, j'ai pu vérifier que la majorité des entreprises étaient passées de la simple idée, à la mise en œuvre de plateformes Collaboratives.

Et cette excellente nouvelle prouve que la maturité du marché est sur le point d'être atteinte

Par ailleurs, les retours d'expériences illustrés, dans les ateliers ou les conférences, mettent en lumière de plus en plus le besoin, clairement exprimé des utilisateurs, de socialiser les processus métiers de leur organisations respectives.

Et là, si nous effectuons un rapide tour d'horizon des solutions en lice, la quasi majorité d'entre-elles n'intègrent pas de manière native la possibilité de paramétrer et de socialiser des processus métiers.

Dans le schéma ci-dessus, je distingue 3 types de plateformes collaboratives :

• SKP Social Knowledge Platform
• RSE Réseau Social d'Entreprise
• SBP Social Business Platform

En voici une description et une définition rapides.

SKP - Social Knowledge Platform

Ces solutions partent de la ressource (documents, vidéos, photos, connaissances) et la partagent ensuite aux personnes ou groupes concernés.

RSE - Réseau Social d'Entreprise

Ces solutions s'appuient en premier sur les acteurs de la plateforme. Ces derniers partagent des ressources (documents, vidéos, photos, connaissances) aux autres acteurs et groupes concernés.

SBP - Social Business Platform

Comme les RSE, ces solutions s'appuient en premier sur les acteurs de la plateforme. Ces derniers partagent des ressources (documents, vidéos, photos, connaissances) aux autres acteurs et groupes concernés.

En revanche, il est possible de coupler les usages collaboratifs à des processus métiers. La solution permet donc de mesurer la performance individuelle et collective des acteurs qui interviennent tout au long du processus.

Certains acteurs ont déjà intégré cette tendance forte. En revanche avant de vous présenter ces nouveaux acteurs, je vais vous illustrer les usages collaboratifs qui couvrent les besoins de socialisation des plateformes collaboratives.

Les usages collaboratifs de base

Ce sont les usages indispensables au démarrage d’une organisation collaborative.

La fonction recherche

C’est un usage indispensable pour retrouver les éléments crées par les membres de la communauté.

La plupart des plateformes collaboratives intègrent un moteur de recherche standard.

La mise en place de moteur de recherche sémantique sera bientôt indispensable pour augmenter les pertinences des recherches au regard des informations stockées dans une plateforme.

Profil

C'est l'annuaire enrichi, il permet de cartographier des dimensions qui peuvent faciliter la recherche de connaissances, de compétences, de retours d'expériences très utiles pour constituer des groupes de travail.

Toutes ces dimensions sont répertoriées dans la cartographie cognitive.

Groupes

C'est l'espace dans lequel vous partagez avec vos collègues, vos partenaires ou votre manager. Trois types de groupes existent en général dans les plateformes collaboratives :

• public, un groupe ouvert où tout le monde peut adhérer librement
• privé, un groupe ou seul les personnes invitées par le propriétaire peuvent contribuer.
• secret, un groupe accessible sur invitation également mais visible seulement des personnes qui le composent.

Les groupes sont très utiles pour assigner des objectifs de mise à jour des savoirs à une équipe dédiée.

Les groupes favorisent la constitution d’équipes les plus adaptées pour répondre aux objectifs à atteindre; le groupe facilite le travail en mode projet agile.

Les Fils de Discussions

Un usage collaboratif très important; il permet de dialoguer sur un élément partagé dans un groupe. Il permet entre autre de matérialiser l'historique des échanges et de favoriser la montée en compétences d'un nouvel acteur qui serait rattaché au groupe ou à l'échange concerné.

C’est souvent au sein de ces échanges que les connaissances essentielles se cachent

l’Agenda

Il permet de planifier des RDV, des réunions, des évènements.

Cet usage permet de centraliser les éléments qui serviront de supports pour les rencontres physiques ou virtuelles. 

Il allège considérablement les messageries de chacun des participants.

Les Fichiers

C’est l’espace de partage de fichiers de tous types (office, images, videos, etc…) entre tous les collaborateurs.

Ce sont les supports qui enrichissent les échanges et les interactions entre les membres.

Les Favoris

Ils permettent de partager des liens vers des ressources internes ou externes à l'espace collaboratif avec les autres collaborateurs.

Ce sont les liens porteurs de sens qui enrichissent les échanges et les interactions entre les membres de la communauté ou du groupe.

Les Annonces

Elles communiquent une information importante à l'ensemble des collaborateurs. Elle apparaissent souvent dans un bandeau spécial ou dans un post particulier. Aucune action n'est généralement possible pour les abonné(e)s sur ce type de message.

Cet usage évite l’envoi de courriels en masse.

Le Chat

Il permet de dialoguer en direct avec les collaborateurs connectés. Cet usage favorise l’interactivité entre les collaborateurs en ligne.

En situation de mobilité, vous savez si votre collègue est présent et vous pouvez le solliciter en direct.

La Cartographie

Elle procure une représentation géographique des recherches effectuées sur l’ensemble des usages collaboratifs mis à disposition tels que : informations présentes sur le profil, échanges sur un sujet précis, documents, images, vidéos postés sur la plateforme etc.

J’aimerai que les éditeurs de plateformes collaboratives intègrent également une vision social-graphe dans leur solution respective.

Les usages collaboratifs type gestion de projet

Ils participent à la création collective et collaborative des missions que doivent accomplir les membres de la communauté ou du groupe concerné.

Le Wiki

Il permet de réaliser une production (article, dossier, cahier des charges, commandes, contrats, etc.. ) à plusieurs collaborateurs de manière synchrone et asynchrone. Il conserve les différentes modifications et leurs auteurs.

Cet usage est très utile pour formaliser des éléments en commun plus rapidement. Les commentaires associés fournissent un historique de la création collective facilement compréhensible par un nouveau contributeur.

C’est un usage plus efficace et productif que l’échange de document, de tableau ou d’une présentation par courriel. Une seule version du livrable est mise à disposition des collaborateurs. La consolidation des mises à jour est immédiate et la validation est plus rapide et aisée.

Les Enquêtes/Sondages

Ils permettent de voter en ligne sur une proposition faite pour réaliser un objectif, répondre à une question à choix multiples, etc..

le gain de temps est facilement mesurable si vous comparez avec un sondage envoyé par courriel à un groupe de personnes. Les réponses sont partagées instantanément, le résultat est visible par l'ensemble des collaborateurs sans avoir la nécessité de les prévenir par courriel.

Les Tâches

Un usage de type Scrumboard pour assigner et suivre l’avancement des tâches assignées aux collaborateurs.

Pour assurer les missions de la communauté ou du groupe, il faut que les objectifs individuels et collectifs soient clairement définis et assignés.

La Vidéo-Conférence ou Webinar

Cet usage est très pratique pour les groupes de travail répartis sur plusieurs sites géographiques.

Il est utilisé notamment pour animer des réunions, des comités de projet ou des échanges sur des sujets précis etc.

La vidéo sauvegardée permet d'avoir un historique des échanges.

Le chat et le Wiki, souvent liés à cet usage, garantissent l'historique des échanges écrits et annotés en ligne par les participants.

Le compte-rendu de réunion est quasiment fait à la fin de la vidéo-conférence.

Le Blog

Il est utilisé pour communiquer aux autres groupes l'avancement des travaux effectués par le groupe émetteur. 

Cet usage peut servir à capitaliser des retours d’expériences.

La communication, un autre point important dans le partage des connaissances; n’oubliez pas qu’une connaissance n’a de la valeur que si elle est partagée !!!

Les usages collaboratifs pour favoriser la communication

Ils permettent d’illustrer un sujet de réflexion, de favoriser la compréhension d’une idée ou d’une mission complexes.

Photos, Vidéos

Un usage très utile pour partager des photos ou des vidéos sur un sujet précis. Elles permettent d’illustrer les éléments qui concourent à la réalisation d’une oeuvre en commun; cet usage s’apparente à un mur d’images similaire à un tableau PINTEREST ou à chaîne vidéo similaire à un espace crée sur YOUTUBE, DAILYMOTION ou VIMÉO.

Imaginez-vous filmer une action spécifique et la commenter en direct. La capitalisation des connaissances en sera que plus explicite.

et comme le stipule l’expression populaire, une image vaut 1000 mots….

Les Formulaires

Un usage très utile pour formaliser des éléments à capitaliser entre les membres (Bases de données, Retour Expériences, Historique de suivi, Enquêtes, etc.)

Les usages pour innover

Ce sont les usages qui permettent aux membres de la communauté d’innover au quotidien en s’appuyant sur une veille structurée.

La veille

Cet usage permet de récupérer automatiquement les sources d’informations qui aliment les réflexions du groupe de travail ou de la communauté.

Des outils de curation comme SCOOP-IT ou IFTTT ou ZAPIER favorisent la remontée d’informations; en revanche un traitement manuel est à prévoir pour éliminer les sources inadaptées.

Le Laboratoire d’idées

Un usage qui permet d’échanger en direct des idées entre collègues et de voter en ligne pour promouvoir une idée.

Un usage très efficace pour repérer les bonnes pratiques à mettre en oeuvre.

Les usages collaboratifs pour favoriser la socialisation

Ils apportent un côté ludique à la plateforme et favorisent les changements de postures et de comportements nécessaires pour que les collaborateurs s’approprient une culture collaborative.

Jobinar - CV

Ces 2 usages favorisent la mobilité interne au sein des grandes communautés; ils enrichissent le profil, l’usage que vous avons décrit un peu plus haut.

Co-Voiturage

Un usage pour faciliter les déplacements des membres de la communauté.

Il peut être interfacé avec des services externes comme la SNCF, BLABLACAR, etc..

Le Bon Coin

Il s’agit de mettre à disposition des membres un espace pour troquer, les lieux de villégiatures, les meubles, les voitures, et tout objet dont un membre souhaite se débarrasser.

Lorsque cet usage est déployé dans une organisation, il illustre la maturité des décideurs à laisser un espace de liberté aux collaborateurs.

Il favorise les comportements collaboratifs qui pourront par analogie et mimétisme être mis en oeuvre dans les missions professionnelles assignées aux membres de la communauté.

Comme, vous pouvez le constater, un usage essentiel manque à l'appel. Un usage qui permettrait de coupler chaque étape d'un processus métier aux usages décrits précédemment.

C'est ce que j'ai découvert dans les plateformes que je vais vous décrire.

La plateforme AXISCOPE

AXISCOPE est un acteur français des plateformes collaboratives. Cette entreprise a dès le début de sa conception intégré la dimension métier dans sa solution de socialisation.

Sur les 24 usages collaboratifs décrits précédemment, à ce jour

AXISCOPE en adresse 19 :

• Moteur de recherche
• Profil Annuaire
• Groupes
• Fils de discussions
• Agenda
• Fichiers
• Favoris
• Annonces
• Chat
• Sondages
• Wiki
• Webinar
• Blog
• Photos, vidéos
• Formulaires
• Veille : Intégration manuelle de Flux RSS
• Laboratoire d’idées

Les usages manquants à l'appel sont en cours de développement :

• La cartographie
• Les tâches
• Le bon Coin
• CV et Jobinar
• Co-Voiturage

En revanche, il intègre l'usage PROCESSUS qui permet aux directions métiers de coupler et de socialiser les objectifs business.

Comme exemple, j'ai pu découvrir les solutions mises en œuvre pour des services achats dans la gestion les appels d'offres.

Le premier axe de progrès constaté est double :

• Le processus apporte les dimensions sociales qui optimisent les interactions et le partage des connaissances entre les différentes parties prenantes du processus (acheteurs, fournisseurs, managers, juristes, etc.).
• le processus permet de réduire les temps pour conclure un appel d'offre

Le second axe de progrès est lié aux performances attendues dans un processus de ce type :

• mesurer la performance individuelle et collective des acheteurs
• mesurer la performance et la qualité des réponses des fournisseurs

La plateforme constitue, alors une base de connaissances métiers que les acteurs peuvent optimiser au fur et à mesure des différentes expériences.

D'autres solutions métiers, comme la mise en œuvre projets de transformation digitale sont en cours; elles optimisent les relations et les échanges entre MOA et MOE.

J'illustrerai ce point dans un prochain article !

La plateforme INNO'T

Je vous propose maintenant de découvrir la solution INNO’T.

La plateforme INNO'T est la première solution française d'innovation de rupture dans le domaine du conseil en numérique (#consultech).

Elle favorise la mise en relation et l'accès aux meilleurs conseils d'experts mondiaux sélectionnés sur le volet dans tous les domaines (IT, RH, MANAGEMENT, RECOUVREMENT, BIG DATA, TRANSFORMATION DIGITALE, etc.).

Quelque soit votre fonction dans un des domaines précités, la plateforme permet d'échanger avec vos pairs, de participer à des groupes de discussion, d'accéder à des ressources pertinentes.

Les experts métiers sont évalués par les organisations sur :

• la qualité et la régularité de leurs contributions
• la qualité des offres de services commandées en ligne.

Les avantages d'INNO'T

La plateforme concentre des informations à haute valeur ajoutée, des experts des cinq continents y contribuent quotidiennement; la plateforme apporte aux organisations les moyens d'obtenir des conseils gratuits et payants en ligne et au moment le plus approprié pour répondre à leurs besoins.

La richesse des échanges au sein des groupes de discussions accroît considérablement la possibilité de :

• constituer un référentiel solide sur des sujets divers (Parité, Agilité, Blockchain, Big Data, innovation de rupture, entreprise libérée, autonomisation des collaborateurs, etc.)
• répondre à des questions complexes (Transformation digitale, Migrer sa production sur le cloud, Manager des équipes multi-culturelles, etc.)
• constituer des équipes pluridisciplinaires pour étudier et répondre à des besoins précis (IT, RH, Finance, etc..)

Par ailleurs, les retours d'expériences partagés au sein de la communauté mettent en perspective les leviers et freins à lever pour mener à bien des missions similaires.

Ces bonnes pratiques constituent un guide facilement adaptable au contexte particulier des organisations présentes sur la plateforme.

La plateforme INNO'T abrite les acteurs et les connaissances essentielles pour répondre efficacement aux besoins des organisations. Elle apporte des conseils et des services en ligne et à la demande.

Les circuits de réflexions et de décisions sont considérablement réduits. Ils apportent la réactivité, la souplesse et la spontanéité nécessaires à l'économie de la relation et de la contribution dans laquelle nous évoluons aujourd'hui.

Cette solution est très différente des autres plateformes d'intermédiation de rupture. Les fondateurs veulent partager en toute transparence la valeur générée sur la plateforme avec toutes les parties prenantes.

La plateforme n'a pas vocation à paupériser les experts où à vampiriser les organisations.INNO'T une plateforme sociale transparente, équitable et loyale.

Je vous invite à découvrir cette première dans le monde du consulting, vous pouvez avoir un aperçu de la plateforme en mode visiteur en cliquant sur le lien : Visitez la plateforme INNO'T

NB : Le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d'alléger le texte.