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lundi 29 février 2016

Usages Collaboratifs - Et si nous parlions de SLACK


Je voudrais vous faire part des expériences collaboratives qu'il est possible de vivre avec la plateforme SLACK.

Je teste et utilise cette plateforme depuis un an. Au premier abord, l'utilisation m'a paru très différente des autres plateformes collaboratives que j'utilise ou teste dans le cadre de mes missions ou de ma veille sur la transformation digitale.

Elle paraît moins structurée ou je dirais plutôt moins structurante que des plateformes comme Sharepoint, JAMESPOT, JIVE, etc.

Dès votre connexion, l'environnement crée par défaut vous permet de collaborer rapidement. Le mode commande ,qui peut paraître rustre ou réservé à des utilisateurs avertis, s'avère in fine très efficace.

Dans le cadre de mes recherches, j'ai recensé à ce jour 24 usages collaboratifs qui répondent à plus de 90% des besoins des organisations.

Pour illustrer mes propos, je les ai positionnés sur le schéma ci-dessous en fonction des situations dans lesquelles vos collaborateurs peuvent interagir ensemble.
Les collaborateurs doivent pouvoir contribuer :
  • Au même moment et au même endroit; les rencontres physiques sont importantes; La confiance entre les membres se scellent souvent au cours de ces échanges.
  • Au même moment mais à des endroits différents; dans cette situation, les usages numériques accessibles par la communauté sont les garants d’une bonne collaboration.
  • Au même endroit et moments différents; La collaboration asynchrone autorise chacun des membres à contribuer en fonction de ses priorités et disponibilités.
  • A des endroits et moments différents; les usages collaboratifs sont accessibles en situation de mobilité; L’accès et la mise à jour des interactions du groupe sont possibles dès qu’une connexion internet est disponible.
Cartographie des usages collaboratifs

J’ai également établi une classification des usages en fonction des besoins et de la maturité de la communauté :
  • Usages collaboratifs de base
  • Usages collaboratifs type gestion de projet
  • Usages collaboratifs pour favoriser la communication
  • Usages collaboratifs pour innover
  • Usages collaboratifs pour favoriser la socialisation
Je vous propose de détailler chacune de ces classifications.

Les usages collaboratifs de base

Ce sont les usages indispensables au démarrage d’une organisation collaborative.

La fonction recherche

C’est un usage indispensable pour retrouver les éléments crées par les membres de la communauté.
La plupart des plateformes collaboratives intègrent un moteur de recherche standard.
La mise en place de moteur de recherche sémantique sera bientôt indispensable pour augmenter les pertinences des recherches au regard des informations stockées dans une plateforme.

Profil

C'est l'annuaire enrichi, il permet de cartographier des dimensions qui peuvent faciliter la recherche de connaissances, de compétences, de retours d'expériences très utiles pour constituer des groupes de travail.

Toutes ces dimensions sont répertoriées dans la cartographie cognitive.

Groupes

C'est l'espace dans lequel vous partagez avec vos collègues, vos partenaires ou votre manager. Trois types de groupes existent en général dans les plateformes collaboratives :
  • public, un groupe ouvert où tout le monde peut adhérer librement
  • privé, un groupe ou seul les personnes invitées par le propriétaire peuvent contribuer.
  • secret, un groupe accessible sur invitation également mais visible seulement des personnes qui le composent.
Les groupes sont très utiles pour assigner des objectifs de mise à jour des savoirs à une équipe dédiée.
Les groupes favorisent la constitution d’équipes les plus adaptées pour répondre aux objectifs à atteindre; le groupe facilite le travail en mode projet agile.

Les Fils de Discussions

Un usage collaboratif très important; il permet de dialoguer sur un élément partagé dans un groupe. Il permet entre autre de matérialiser l'historique des échanges et de favoriser la montée en compétences d'un nouvel acteur qui serait rattaché au groupe ou à l'échange concerné.
C’est souvent au sein de ces échanges que les connaissances essentielles se cachent

l’Agenda

Il permet de planifier des RDV, des réunions, des évènements.
Cet usage permet de centraliser les éléments qui serviront de supports pour les rencontres physiques ou virtuelles. Il allège considérablement les messageries de chacun des participants.

Les Fichiers

C’est l’espace de partage de fichiers de tous types (office, images, videos, etc…) entre tous les collaborateurs.
Ce sont les supports qui enrichissent les échanges et les interactions entre les membres.

Les Favoris

Ils permettent de partager des liens vers des ressources internes ou externes à l'espace collaboratif avec les autres collaborateurs.
Ce sont les liens porteurs de sens qui enrichissent les échanges et les interactions entre les membres de la communauté ou du groupe.

Les Annonces

Elles communiquent une information importante à l'ensemble des collaborateurs. Elle apparaissent souvent dans un bandeau spécial ou dans un post particulier. Aucune action n'est généralement possible pour les abonné(e)s sur ce type de message.
Cet usage évite l’envoi de courriels en masse.

Le Chat

Il permet de dialoguer en direct avec les collaborateurs connectés. Cet usage favorise l’interactivité entre les collaborateurs en ligne.
En situation de mobilité, vous savez si votre collègue est présent et vous pouvez le solliciter en direct.

La Cartographie

Elle procure une représentation géographique des recherches effectuées sur l’ensemble des usages collaboratifs mis à disposition tels que : informations présentes sur le profil, échanges sur un sujet précis, documents, images, vidéos postés sur la plateforme etc.
J’aimerai que les éditeurs de plateformes collaboratives intègrent également une vision social-graphe dans leur solution respective.

Les usages collaboratifs type gestion de projet

Ils participent à la création collective et collaborative des missions que doivent accomplir les membres de la communauté ou du groupe concerné.

Le Wiki

Il permet de réaliser une production (article, dossier, cahier des charges, commandes, contrats, etc.. ) à plusieurs collaborateurs de manière synchrone et asynchrone. Il conserve les différentes modifications et leurs auteurs.
Cet usage est très utile pour formaliser des éléments en commun plus rapidement. Les commentaires associés fournissent un historique de la création collective facilement compréhensible par un nouveau contributeur.
C’est un usage plus efficace et productif que l’échange de document, de tableau ou d’une présentation par courriel. Une seule version du livrable est mise à disposition des collaborateurs. La consolidation des mises à jour est immédiate et la validation est plus rapide et aisée.

Les Enquêtes/Sondages

Ils permettent de voter en ligne sur une proposition faite pour réaliser un objectif, répondre à une question à choix multiples, etc..
Le gain de temps est facilement mesurable si vous comparez avec un sondage envoyé par courriel à un groupe de personnes. Les réponses sont partagées instantanément, le résultat est visible par l'ensemble des collaborateurs sans avoir la nécessité de les prévenir par courriel.

Les Tâches

Un usage de type Scrumboard pour assigner et suivre l’avancement des tâches assignées aux collaborateurs.
Pour assurer les missions de la communauté ou du groupe, il faut que les objectifs individuels et collectifs soient clairement définis et assignés.

La Vidéo-Conférence ou Webinar

Cet usage est très pratique pour les groupes de travail répartis sur plusieurs sites géographiques.
Il est utilisé notamment pour animer des réunions, des comités de projet ou des échanges sur des sujets précis etc.
La vidéo sauvegardée permet d'avoir un historique des échanges.
Le chat et le Wiki, souvent liés à cet usage, garantissent l'historique des échanges écrits et annotés en ligne par les participants.
Le compte-rendu de réunion est quasiment fait à la fin de la vidéo-conférence.

Le Blog

Il est utilisé pour communiquer aux autres groupes l'avancement des travaux effectués par le groupe émetteur. Cet usage peut servir à capitaliser des retours d’expériences.
La communication, un autre point important dans le partage des connaissances; n’oubliez pas qu’une connaissance n’a de la valeur que si elle est partagée !!!

Les usages collaboratifs pour favoriser la communication

Ils permettent d’illustrer un sujet de réflexion, de favoriser la compréhension d’une idée ou d’une mission complexes.

Photos, Vidéos

Un usage très utile pour partager des photos ou des vidéos sur un sujet précis. Elles permettent d’illustrer les éléments qui concourent à la réalisation d’une oeuvre en commun; cet usage s’apparente à un mur d’images similaire à un tableau PINTEREST ou à chaîne vidéo similaire à un espace crée sur YOUTUBE, DAILYMOTION ou VIMÉO.
Imaginez-vous filmer une action spécifique et la commenter en direct. La capitalisation des connaissances en sera que plus explicite.et comme le stipule l’expression populaire, une image vaut 1000 mots….

Les Formulaires 

Un usage très utile pour formaliser des éléments à capitaliser entre les membres (Bases de données, Retour Expériences, Historique de suivi, Enquêtes, etc.)

Les usages pour innover

Ce sont les usages qui permettent aux membres de la communauté d’innover au quotidien en s’appuyant sur une veille structurée.

La veille

Cet usage permet de récupérer automatiquement les sources d’informations qui aliment les réflexions du groupe de travail ou de la communauté.
Des outils de curation comme SCOOP-IT ou IFTTT ou ZAPIER favorisent la remontée d’informations; en revanche un traitement manuel est à prévoir pour éliminer les sources inadaptées.

Le Laboratoire d’idées

Un usage qui permet d’échanger en direct des idées entre collègues et de voter en ligne pour promouvoir une idée.
Un usage très efficace pour repérer les bonnes pratiques à mettre en oeuvre.

Les usages collaboratifs pour favoriser la socialisation

Ils apportent un côté ludique à la plateforme et favorisent les changements de postures et de comportements nécessaires pour que les collaborateurs s’approprient une culture collaborative.

Jobinar - CV

Ces 2 usages favorisent la mobilité interne au sein des grandes communautés; ils enrichissent le profil, l’usage que vous avons décrit un peu plus haut.

Co-Voiturage

Un usage pour faciliter les déplacements des membres de la communauté.
Il peut être interfacé avec des services externes comme la SNCF, BLABLACAR, etc..

Le Bon Coin

Il s’agit de mettre à disposition des membres un espace pour troquer, les lieux de villégiatures, les meubles, les voitures, et tout objet dont un membre souhaite se débarrasser.
Lorsque cet usage est déployé dans une organisation, il illustre la maturité des décideurs à laisser un espace de liberté aux collaborateurs.
Il favorise les comportements collaboratifs qui pourront par analogie et mimétisme être mis en oeuvre dans les missions professionnelles assignées aux membres de la communauté.

Et Slack dans tout cela

Vous avez maintenant une idée un peu plus précise des usages collaboratifs dont votre organisation pourraient avoir besoin. Vous trouverez ci-dessous une carte conceptuelle qui illustre les usages pris en charge par la plateforme SLACK.
Carte conceptuelle des usages collaboratifs de SLACK

Sur les 24 usages collaboratifs décrits précédemment, à ce jour
SLACK en adresse 21 :
  • Moteur de recherche
  • Profil Annuaire : Team Directory
  • Groupes : Channel
  • Fils de discussions : Échanges dans les channels, commentaires sur les éléments partagés, etc..
  • Agenda : Intégration d’applications tierces (TRELLO, Google AGENDA,etc.)
  • Fichiers : Drag and Drop dans un Channel
  • Favoris : Copy and Paste dans un Channel ou dans un post
  • Annonces : saisir tout simplement un message dans le channel #general
  • Chat : saisir tout simplement un message dans un channel ou en direct à un ou plusieurs membres
  • Sondages : Intégration d’application tierce (POLL)
  • Tâches : Intégration d’applications tierces (TODO, TRELLO, etc.) ou utilisation de la commande /remind
  • Webinar : Intégration d’application tierce (HANGOUT, SKYPE, ZOOM, etc..)
  • Blog : Saisie d’un Post ou d’un Snippet dans un channel
  • Photos, vidéos : Drag and Drop ou copy and Paste dans un Channel
  • Formulaires : Intégration d’application tierce (Google FORMS)
  • Veille : Intégration manuelle de Flux RSS dans un channel ou automatique avec des applications tierces (IFTTT, ZAPIER)
  • Laboratoire d’idées : Intégration d’application tierce (POLL) ou d’un robot IDEABOT
  • CV et Jobinar : Intégration manuelle de Flux RSS dans un channel ou d’un robot (PILOT)
  • Co-Voiturage : Intégration d’application tierce (UBER)
Les trois manquants sont :
  • La cartographie
  • Le Wiki
  • Le bon Coin
En revanche, SLACK introduit 2 éléments différenciateurs importants au regard des autres plateformes du marché :
  • L’intégration de nombreuses applications tierces
  • Les BOTS, sorte de robots intelligents qui optimisent les interactions et les tâches entre les membres d’un channel.
J’ai testé quelques robots qui facilitent les taches et les interactions des communautés auxquelles je participe; je vous propose de vous décrire rapidement les avantages qu’ils procurent.

SLACKBOT

Le robot de base de la plateforme SLACK, il vous prévient de tous les évènements qui vous intéressent. Il sert également de bac à sable pour tester des nouveaux robots ou des commandes de SLACK. Vous pouvez également lui demander de vous rappeler des actions à faire comme :
  • rappelle moi de passer voir Xavier ce soir
  • Demande à MAHER d'envoyer le doc au client
  • etc.

IDEABOT

Véritable laboratoire d’idées, ce robot permet d’échanger des idées, de voter pour les idées que l’on souhaite promouvoir, on peut commenter chacune des idées et le tout simplement avec une ligne de commande dans un channel.
Voici un exemple d’idée postée sur une des communautés avec lesquelles je collabore.



HOWDY

Ce robot permet de faire un point facilement avec une équipe. HOWDY vous permet de préparer une liste de questions. Ensuite le robot va poser les questions une à une aux collègues sélectionnés ou à un Channel particulier sur une période donnée.

A la fin de la période sélectionnée, HOWDY transmet un rapport de toutes les réponses obtenues.

Vous avez ici un exemple d'un test effectué pour illustrer mes propos.


MEEKAN

Ce robot prend en charge la planification de tous les événements d'une équipe. Vous pouvez lui poser des questions du type :
  • planifie moi un déjeuner avec Greg et Isabelle la semaine prochaine
  • quels sont les meetings que j'ai vendredi prochain
  • planifie une réunion avec les membres du Channel X la semaine prochaine
  • trouve moi un vol de Paris à Montréal départ jeudi prochain retour mercredi
  • etc.
MEEKAN vous proposera alors les choix éventuels envisageables. Vous n'aurez plus qu'à accepter. Il est également possible de demander au robot de modifier son planning.
Voici une capture écran d'un test effectué.
Test de planification d'un vol


PILOT

Ce robot permet de rechercher des compétences pour répondre aux objectifs de vos missions. Il propose les personnes correspondantes à vos critères. Vous pouvez ensuite contractualiser avec la plateforme PILOT pour intégrer la personne concernée à votre projet.
Voici un exemple de recherche.
Recherche de compétences

STATBOTS

Ce robot vous permet d'obtenir les statistiques des sites internet que vous gérez ou souhaitez suivre. Il offre toutes les dimensions statistiques couvertes par Google Analytics.
Elles sont accessibles par commande dans un Channel.
Voici quelques exemples.
Utilisateurs qui consultent le site

Utilisateurs par Pays
Comparaison entre 2 dates

Pour conclure …

Slack multi plateformes

SLACK est une solution qui fonctionne sur toutes les plateformes techniques et appareils connectés du marché. Sa conception épurée favorise la communication et le partage entre les membres d'une même équipe.


L'ouverture et l'intégration de nombreuses applications tierces élargit la couverture fonctionnelle envisageable.

Les nombreux robots augmentent la productivité de vos équipes et augurent des changements organisationnels que cela va engendrer pour les entreprises.

Les seuls inconvénients actuels sont :
  • une interface et des commandes en langue anglaise
  • l'obligation d'être connecté pour interagir.
Alors si votre choix de plateforme n'est pas encore fait, je pense que SLACK doit faire partie de votre sélection.

Quoi qu'il en soit et quelque soit votre choix final, je vous recommande de mettre en œuvre les usages collaboratifs progressivement.

Chaque communauté doit pouvoir choisir ses usages en fonction de ses besoins propres.


NB : Le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d'alléger le texte.

mercredi 24 février 2016

Brunch Club du 18 Février 2016 - Les Fondus du Mindmapping en France


Liam HUGHES
Liam HUGHES, fondateur de la plateforme BIGGERPLATE, a animé le troisième BRUNCH CLUB de Paris. 

Nous avons été accueilli à l'espace 360, un endroit propice à la créativité où réside la société SIGNOS, une des entreprises majeures dans l'usage du mind-mapping et des techniques de management visuel en France.

Après un accueil fort sympathique autour de boissons chaudes et froides et de bonnes viennoiseries, nous avons pu saluer l'arrivée de 3 nouveaux acteurs au sein de la communauté parisienne, à savoir :
  • Bruno MARTIN
  • Éric PETIOT
  • Jean-Pierre SAVIN

Introduction de Liam HUGHES

Liam a entamé la rencontre par la présentation des premiers retours de l’enquête annuelle. Il a salué à nouveau la mobilisation de la communauté française sur le site BIGGERPLATE.

Ruth Lilly WALKER
Il nous a indiqué que l’animation des prochains Brunch Club de Paris sera assurée par Ruth Lilly WALKER dans la langue de Molière.

Le tour de table traditionnel a permis à chacun de se présenter plus en détail. Au final, nous étions 12 à participer à cette troisième rencontre.

Présentation de Ruth Lilly WALKER

Ruth nous a présenté un SWOT basé sur les statistiques du site pour la communauté française.
  • Forces : +17,23 % de visites, beaucoup d’échanges
  • Faiblesses : Le site n’est pas encore en français, le moteur de recherche et les publications sur les réseaux sociaux sont à améliorer
  • Opportunités : Traduire le site et les module de E-Learning en Français
  • Menaces : Nouvel espace de concurrence qui peut nuire à l’expansion de la communauté française.
Il faudra que Ruth nous précise si son analyse s’est appuyée sur les données de la communauté française ou sur les données de la communauté francophone ?

Présentation des usages de Mind-mapping,

J’ai ensuite présenté mes différents usages du mind-mapping dans ma vie professionnelle, notamment :
  • Prise de note en conférence
  • Support de formation
  • Planning
  • Résumé d’un ouvrage
  • Compréhension de sujets complexes
  • etc.

Après les nombreux échanges de bonnes pratiques entre les participants, Franco MASUCCI de la société SIGNOS nous présenté la sortie de son dernier ouvrage







Conclusion

Pour obtenir le détail des points présentés ci-dessus, je vous invite à télécharger la carte mentale en cliquant sur un des liens suivants :


Encore merci à toutes et à tous pour les riches échanges de cette troisième rencontre. Ruth nous transmet la date du prochain BRUNCH CLUB de PARIS dès que possible.

jeudi 11 février 2016

Le Digital Labor

Dans le cadre de ma veille sur les usages collaboratifs et les impacts induits par la transformation digitale que nous sommes en train de vivre, mes outils de curation ont capté l’article d’Antonio A. CASILLI publié par la rédaction d’INAGLOBAL en septembre 2015.






Comme d’habitude pour m’approprier un sujet complexe comme celui-ci, j’ai formalisé une carte mentale qui regroupe les idées et les concepts majeurs du Digital Labor.
Carte Mentale : Le Digital Labor par Antonio A. CASILLI

Un état des lieux rapide et non exhaustif 

Sans en connaitre toutes les conséquences, qu’elles soient positives ou négatives, nous participons au Digital Labor ou Travail Numérique en français, par toutes les actions que nous pouvons effectuer chaque jour sur nos smartphones, tablettes, ordinateurs ou tous les appareils connectés.

Définition : Le travail numérique, ou digital labor en anglais, désigne l'ensemble des activités numériques qui peuvent s'assimiler à un travail parce qu'elles produisent de la valeur.

Aujourd'hui des plateformes mettent à disposition souvent gratuitement des ressources et usages en ligne en échange de l’utilisation et de l’analyse de vos comportements et de vos données personnelles.
GAFAMA - NATU

Les acteurs de l’économie collaborative vous apportent du service à la demande; vous payez pour l’usage du service au moment où vous en avez besoin et c’est vous qui effectuez le travail.

Les services de micro-travail arrivent sur le marché avec des acteurs de poids comme AMAZON. Vous êtes rémunérés pour les micro-tâches que vous effectuez sur ces plateformes (Tags de photos ou de vidéos, description de photos, modération de tweets, etc.) ou des tâches que vous effectuez chez des particuliers (rangement, jardinage, transport, etc.) comme chez TASK RABBIT.

Les médias sociaux assurent leurs revenus en commercialisant vos contributions auprès des annonceurs et des marques. En revanche, de nouveaux acteurs, comme TSU, rémunèrent vos contributions à hauteur de 90% des revenus publicitaires que cette société génère grâce à vous !.

Entrons-nous dans l’ère de la contribution rémunérée ?
Quant aux objets connectés, Antonio A. CASILLI n’est pas totalement entré dans le sujet dans le cadre de ces articles; Il est évident que ce secteur va amplifier le phénomème de propagation de données dont les plateformes pourront se servir pour commercialiser de nouveaux services et automatiser des tâches dévolues auparavant aux utilisateurs, consommateurs, travailleurs que nous sommes.

Je vous livre ici quelques exemples :
  • Les agriculteurs s’en serviront pour irriger ou traiter leurs cultures avec précision
  • Votre médecin sera informé en direct de vos données métaphysiques pour lesquelles il vous soigne
  • Votre imprimante, votre automobile, votre électroménager pourront communiquer les données qui permettent de déclencher l’achat de consommables, de planifier la révision de votre voiture ou d’organiser le changement d’une pièce usagée dans votre machine à laver
  • d’accompagner et d’enrichir la visite de vos musées favoris
  • etc.

Les Impacts

Après ce premier tour d’horizon des secteurs concernés, je vous propose de focaliser sur les impacts que cela peut avoir pour notre civilisation au plan :
  • Individuel
  • collectif
  • sociétal

Impacts individuels

Au niveau individuel, nous avons accès à des services à la demande, rapides et efficaces. La rationalisation des processus d’intermédiation procure, à ce jour, des services moins onéreux que les services offerts par les opérateurs historiques.

En revanche, cela modifie en profondeur les métiers de la plupart des secteurs; on assiste à une paupérisation des producteurs de contenus ou de services.

Nos comportements stigmergiques favorisent l’enrichissement de la valeur collective de nos actions mais appauvrissent la valeur individuelle intrinsèque.

Désormais chacun d’entre-nous a la possibilité
  • de créer du contenu et des services en ligne sans passer obligatoirement par l’ensemble des intermédiaires qui formaient la chaine de valeur
  • d’accéder aux contenus qu’il souhaite quand il veut où il veut
  • d’optimiser et d’organiser sa consommation grâce aux services en ligne et à la demande
  • valoriser ses contributions pour enrichir ses expériences et mettre en perspective ses compétences au regard des autres
  • s’informer sans passer par les organes de presse spécialisés
  • etc.
Le droit d’usage a pris l’ascendant sur le droit de propriété.
Dans ce contexte, comment redéfinir la valeur du travail ?

Impacts collectifs

Au niveau collectif, la domination des plateformes qui offrent l’accès à ces services à la demande captent la valeur sans jamais la partager, hormis l’exemple TSU cité précédemment.

La mise en place d’algorithmes et de robotisation réduisent très fortement les coûts de production et amplifient le phénomème de paupérisation des métiers.

Les gains de productivité et le temps gagné par l’automatisation des tâches pourraient valoriser les contributions individuelles effectuées au bénéfice de la collectivité.

Dans ce contexte, comment rémunérer ces contributions ?

Impacts sociétal

Le Digital Labor remet en question les critères de mesures sur lesquels est positionnée l’économie des dernières décennies.

Que représente le PIB aujourd’hui, quand le coût marginal et les niveaux de prix tendent à baisser drastiquement.

L’économie de l’usage remet à plat nos systèmes basés sur l’économie de la rente.

L’économie circulaire implique que nos systèmes de référence mesurent des indicateurs issus des contributions systémiques des acteurs du secteur concerné.

Qui sait chiffrer avec exactitude le volume des transactions conclues sur un site comme Leboncoin ?

Le travail salarié comme nous l’avons connu est en train de disparaître. Pour vivre correctement, un Digital Worker devra pouvoir effectuer plusieurs activités rémunérées sans être contraint par une réglementation devenue obsolète.

Au delà des aspects réglementaires, les organisations vont devoir s’approprier des points de vues différents, des approches innovantes où les critères sociaux et les rapports humains vont être profondément impactés.

Quelle valeur reste-t’il au contrat de travail actuel (CDD, CDI)?

Accompagner le changement

A mon avis, c’est le point sur lequel, notre société devrait engager et déployer le plus de moyen possible.

Il serait souhaitable que nos dirigeants politiques, nos entrepreneurs, nos financiers, nos syndicalistes travaillent ensemble et avec nous pour organiser le changement de modèle que nous sommes en train de construire chaque jour.

La technologie nous apporte cette opportunité de pouvoir travailler en intelligence collective.

Des pistes et des initiatives sont en cours, je pense notamment au revenu de base universel, aux plateformes mises en oeuvre par les opérateurs publics dans certains pays et aux organisations syndicales qui réfléchissent à la mise en place d’un nouveau statut.

Quoiqu’il en soit, beaucoup de travail, reste à faire et j’aimerai pouvoir participer à cette oeuvre collective pour assurer un avenir plein d’espoir et d’opportunités à mes enfants et mes petits-enfants.

Je suis déjà un digital worker et j’accompagne les entreprises à mettre en oeuvre leur stratégie digitale; mes nombreuses contributions m’ont permis d’acquérir une connaissance des voies à emprunter pour que le maximum de personnes montent dans le train plutôt qu’elles restent sur le quai.

En revanche, seul je ne suis rien mais ensemble nous serons plus forts et plus intelligents pour réussir ce changement.

Et vous, êtes-vous prêt à monter dans le train de la transformation digitale ?


Sources des articles de référence : INA GLOBAL
Pour télécharger la carte mentale cliquez sur un des liens suivants :

jeudi 4 février 2016

Et si nous parlions des usages collaboratifs


Un peu d'histoire...

Lorsque j'ai commencé ma carrière dans les systèmes d'informations, les fournisseurs vous offraient un logiciel lorsque vous achetiez un ordinateur personnel. Nous étions dans l'ère où le matériel apportait la puissance, de la nouveauté et de l'innovation.

Nous étions dans l’ère de la puissance de calcul

Quelques années plus tard lorsque vous achetiez un logiciel c'est un ordinateur personnel qu'ils vous offraient. Le matériel passait au second plan, la valeur ajoutée et l'innovation se situaient au niveau des fonctions gérées par les logiciels. L'entreprise se structurait et s'organisait en s'appuyant sur les processus définis et proposés par les éditeurs.

Nous étions dans l’ère de l’informatisation des processus
Aujourd'hui les fournisseurs vous mettent à disposition souvent gratuitement des ressources et usages en ligne en échange de l'analyse de vos comportements et de vos données personnelles.

Le matériel et les logiciels sont relégués au statut de ressources. Les usages mis à disposition répondent aux besoins des utilisateurs dans leurs tâches professionnelles ou personnelles quelque soit l'endroit, l'heure ou l'appareil utilisé ou le contenu à consulter1.

Ces usages favorisent les mises en relation, des comportements collaboratifs et valorisent les contributions des participants.

Nous sommes désormais dans l’ère de l’économie de la relation et de la contribution

Cette transformation a débuté par l'utilisation des réseaux sociaux publics notamment Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram ou Pinterest.

Ces réseaux ont favorisé le partage, modifié notre façon de collaborer avec les autres, amplifié nos contributions spontanées.

Ils ont modifié en profondeur notre façon de travailler, de nous déplacer, de consommer, de vivre au quotidien.

Ces changements que certains ont pris comme un effet de mode, sont en fait les éléments de base d'un changement profond de modèle de notre société.

Auparavant, les processus établis avaient une durée de vie assez longue, le bouleversement des processus d'intermédiation a remis en cause cette stabilité.
Désormais chacun d’entre-nous a la possibilité
  • de créer du contenu et des services en ligne sans passer obligatoirement par l’ensemble des intermédiaires qui formaient la chaine de valeur
  • d’accéder aux contenus qu’il souhaite quand il veut où il veut
  • d’optimiser et d’organiser sa consommation grâce aux services en ligne et à la demande
  • valoriser ses contributions pour enrichir ses expériences et mettre en perspective ses compétences au regard des autres
  • s’informer sans passer par les organes de presse spécialisés
  • etc.
Le droit d’usage a pris l’ascendant sur le droit de propriété.

Nous sommes en train de passer d’une économie de la rente à une économie d’usage.

Ce changement impacte toutes les composantes de la société, et je vous propose de focaliser sur les conséquences que cela engendrent sur les entreprises.

Et les entreprises dans tout cela

La plupart des entreprises ont eu, dans un premier temps, un regard critique sur les réseaux sociaux publics précités. Elles pensaient assister à un phénomène de mode.
Ce manque de recul et d’écoute des changements en cours sont très préjudiciables.
Prenons comme exemple la musique; 

qui achète sa musique préférée comme avant sur un support physique ?.

Les acteurs comme APPLE, qui ont accompagné ce changement de consommation, avec leur écosystème ITUNES d’achat de morceaux en ligne, rencontre aujourd’hui une concurrence importante et une remise en cause de leur source de revenus.

Le modèle évolue vers la mise à disposition d’une gigantesque discothèque en ligne accessible en streaming.

On assiste ici à un changement de comportements et d'usages profond du monde des loisirs.

Si nous projetons ces évolutions au monde de l'entreprise, après cette période de doute, les entreprises ont souvent cédé aux sirènes des éditeurs de plateformes.

Elles ont privilégié la mise en œuvre de solution technique plutôt que de concevoir les usages collaboratifs dont elles ont réellement besoin pour satisfaire les demandes de leurs clients.

La collaboration est avant tout chose une aventure humaine, liée à la culture de l'entreprise, à son histoire et aux comportements des femmes et des hommes au quotidien pour réaliser l'œuvre commune.

Tous les projets qui réussissent sont ceux qui s'appuient sur la dimension humaine comme levier majeur de la transformation digitale.

Alors pour réussir dans votre projet une réflexion s'impose pour réussir ce changement de postures et de méthodes de travail.

Entrons de plein pied dans cette aventure collaborative !

l'aventure collaborative

Elle commence avec un support fort de la hiérarchie. Le sponsor aura à sa charge d'obtenir les ressources nécessaires à l'appropriation des usages collaboratifs.

La première initiative à mettre en œuvre est de mesurer la maturité collaborative de vos communautés métiers concernées.

Elle consiste à cartographier les usages collaboratifs utilisés par les communautés métiers de votre organisation.

Cartographie des usages collaboratifs

Cet exercice ludique que j'aime réaliser avec mes clients s'appuie sur un jeu de carte où j'explique aux collaborateurs ce que chaque usage apporte individuellement et collectivement à une organisation collaborative.

A la fin de l'atelier, nous avons répertorié ensemble les usages à déployer et les phases de déploiement cohérentes avec les besoins exprimés et la culture digitale des communautés concernées.
Cette cartographie des usages collaboratifs peut être utilisée pour :
  1. Rédiger un cahier des charges pour lancer un appel d'offre et sélectionner une plateforme collaborative adaptée à votre contexte
  2. Engager les premières expériences réelles d'usages collaboratifs en s'appuyant sur les outils déjà utilisés par les collaborateurs.

Rédiger un cahier des charges

Cette étape va vous permettre de focaliser sur les usages avant de penser à la solution technique.

L'approche est diamétralement opposée à la majorité des choix qui sont fait. En général, les entreprises choisissent l'outil et ensuite adaptent leur organisation pour cadrer avec ses fonctionnalités.

La démarche que je vous propose, quant à elle, prend en compte la maturité digitale de votre organisation; elle sélectionne les usages utiles à vos collaborateurs et oriente votre choix final sur la solution technique la plus adaptée.

Engager les premières expériences collaboratives

J'ai souvent constaté que les entreprises avaient à leur disposition des outils qui pouvaient répondre aux premiers usages collaboratifs.

En général tout le monde utilise la messagerie, un agenda, un traitement de texte et un tableur.
Alors comment devenir collaboratif avec ces premiers usages !
Rien de tel qu'un exemple vécu pour illustrer mes propos.

LA MISSION À ACCOMPLIR

Cette histoire se déroule en 2007. Un client souhaite traduire le corpus méthodologique d'une gestion de projet.

En effet il a décidé d'intégrer des collaborateurs d'une filiale asiatique à la rédaction des spécifications des prochaines applications mises en œuvre au sein du groupe.

Pour ce faire, il a mandaté 4 collaborateurs :
  • 1 chef de projet fonctionnel francophone
  • le responsable de la méthodologie en France
  • 2 chefs de projets fonctionnels anglophones
Ils commencèrent donc à traduire le corpus en utilisant la messagerie pour s'échanger le tableau Excel des terminologies à traduire.

Le client nous a sollicité car ces collaborateurs rencontraient de sérieux problèmes pour s'organiser compte-tenu des décalages horaires et pour réaliser le travail dans les délais impartis.

Nous étions dans un cas classique d'organisation collective mais pas du tout collaborative.
Chacun des acteurs échangeait des courriels avec le tableau en pièce jointe à chaque modification. Le travail de consolidation devenait problématique et ralentissait le travail de chacun.

A cette époque, je vivais et travaillais à Montréal, au cours de notre première réunion téléphonique, je leur ai proposé la solution suivante pour respecter les délais impartis :
  • créer un répertoire partagé sur Gdrive
  • modifier leur tableau Excel pour le rendre collaboratif
  • le télécharger sur le répertoire partagé
  • s'abonner au flux RSS qui permet de savoir que le fichier a été modifié
  • de commencer le travail de traduction en organisation collaborative en s'appuyant sur une web Conference compte tenu des décalages horaires
  • d'accompagner ces changements de méthodes de travail.
Travailler en mode collaboratif, modifie en profondeur les comportements et les postures des collaborateurs. Il faut mettre en place l'environnement propice, basé sur la confiance et la transparence. 

Sans ces éléments essentiels, il est illusoire de vouloir mettre en place une organisation collaborative.

Au delà des outils utilisés, un élément important est également impacté; la conception des documents, des formulaires ou des tableaux est à revoir.

Le schéma ci-dessous illustre mes propos pour cette mission.


Vous pouvez noter la différence entre le tableau initial et le tableau collaboratif.
  • Avec ce dernier chaque utilisateur travaille à son rythme
  • L'avancement est visible par tous, les contributions collective et individuelle sont mesurables au premier coup d'œil
  • Une validation automatique de la traduction issue de la saisie des 4 traducteurs est facile à mettre en place
  • il existe une seule version du fichier, il n'est pas nécessaire de faire une consolidation
  • il n'est plus nécessaire d'envoyer un courriel à chaque mise à jour, le flux rss assure automatiquement cette fonction.
Dans cette mission, nous avons mis en œuvre des usages collaboratifs simples, efficaces et productifs :
  • Répertoire partagé
  • Tableau Excel où l'on peut travailler à plusieurs
  • flux rss pour être informé
Alors avant de vous lancer dans le choix d'une plateforme collaborative, cartographiez les usages dont vos collaborateurs ont le plus besoin, commencez à vous approprier les comportements et postures collaboratives avec les outils que vous utilisez.

Et en parallèle choisissez la plateforme qui correspond le plus à vos besoins et à la culture de votre organisation.

Et vous vous en êtes où dans la mise en place de votre organisation collaborative ?

NB: Dans ce texte, le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d'alléger le texte.