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lundi 29 février 2016

Usages Collaboratifs - Et si nous parlions de SLACK


Je voudrais vous faire part des expériences collaboratives qu'il est possible de vivre avec la plateforme SLACK.

Je teste et utilise cette plateforme depuis un an. Au premier abord, l'utilisation m'a paru très différente des autres plateformes collaboratives que j'utilise ou teste dans le cadre de mes missions ou de ma veille sur la transformation digitale.

Elle paraît moins structurée ou je dirais plutôt moins structurante que des plateformes comme Sharepoint, JAMESPOT, JIVE, etc.

Dès votre connexion, l'environnement crée par défaut vous permet de collaborer rapidement. Le mode commande ,qui peut paraître rustre ou réservé à des utilisateurs avertis, s'avère in fine très efficace.

Dans le cadre de mes recherches, j'ai recensé à ce jour 24 usages collaboratifs qui répondent à plus de 90% des besoins des organisations.

Pour illustrer mes propos, je les ai positionnés sur le schéma ci-dessous en fonction des situations dans lesquelles vos collaborateurs peuvent interagir ensemble.
Les collaborateurs doivent pouvoir contribuer :
  • Au même moment et au même endroit; les rencontres physiques sont importantes; La confiance entre les membres se scellent souvent au cours de ces échanges.
  • Au même moment mais à des endroits différents; dans cette situation, les usages numériques accessibles par la communauté sont les garants d’une bonne collaboration.
  • Au même endroit et moments différents; La collaboration asynchrone autorise chacun des membres à contribuer en fonction de ses priorités et disponibilités.
  • A des endroits et moments différents; les usages collaboratifs sont accessibles en situation de mobilité; L’accès et la mise à jour des interactions du groupe sont possibles dès qu’une connexion internet est disponible.
Cartographie des usages collaboratifs

J’ai également établi une classification des usages en fonction des besoins et de la maturité de la communauté :
  • Usages collaboratifs de base
  • Usages collaboratifs type gestion de projet
  • Usages collaboratifs pour favoriser la communication
  • Usages collaboratifs pour innover
  • Usages collaboratifs pour favoriser la socialisation
Je vous propose de détailler chacune de ces classifications.

Les usages collaboratifs de base

Ce sont les usages indispensables au démarrage d’une organisation collaborative.

La fonction recherche

C’est un usage indispensable pour retrouver les éléments crées par les membres de la communauté.
La plupart des plateformes collaboratives intègrent un moteur de recherche standard.
La mise en place de moteur de recherche sémantique sera bientôt indispensable pour augmenter les pertinences des recherches au regard des informations stockées dans une plateforme.

Profil

C'est l'annuaire enrichi, il permet de cartographier des dimensions qui peuvent faciliter la recherche de connaissances, de compétences, de retours d'expériences très utiles pour constituer des groupes de travail.

Toutes ces dimensions sont répertoriées dans la cartographie cognitive.

Groupes

C'est l'espace dans lequel vous partagez avec vos collègues, vos partenaires ou votre manager. Trois types de groupes existent en général dans les plateformes collaboratives :
  • public, un groupe ouvert où tout le monde peut adhérer librement
  • privé, un groupe ou seul les personnes invitées par le propriétaire peuvent contribuer.
  • secret, un groupe accessible sur invitation également mais visible seulement des personnes qui le composent.
Les groupes sont très utiles pour assigner des objectifs de mise à jour des savoirs à une équipe dédiée.
Les groupes favorisent la constitution d’équipes les plus adaptées pour répondre aux objectifs à atteindre; le groupe facilite le travail en mode projet agile.

Les Fils de Discussions

Un usage collaboratif très important; il permet de dialoguer sur un élément partagé dans un groupe. Il permet entre autre de matérialiser l'historique des échanges et de favoriser la montée en compétences d'un nouvel acteur qui serait rattaché au groupe ou à l'échange concerné.
C’est souvent au sein de ces échanges que les connaissances essentielles se cachent

l’Agenda

Il permet de planifier des RDV, des réunions, des évènements.
Cet usage permet de centraliser les éléments qui serviront de supports pour les rencontres physiques ou virtuelles. Il allège considérablement les messageries de chacun des participants.

Les Fichiers

C’est l’espace de partage de fichiers de tous types (office, images, videos, etc…) entre tous les collaborateurs.
Ce sont les supports qui enrichissent les échanges et les interactions entre les membres.

Les Favoris

Ils permettent de partager des liens vers des ressources internes ou externes à l'espace collaboratif avec les autres collaborateurs.
Ce sont les liens porteurs de sens qui enrichissent les échanges et les interactions entre les membres de la communauté ou du groupe.

Les Annonces

Elles communiquent une information importante à l'ensemble des collaborateurs. Elle apparaissent souvent dans un bandeau spécial ou dans un post particulier. Aucune action n'est généralement possible pour les abonné(e)s sur ce type de message.
Cet usage évite l’envoi de courriels en masse.

Le Chat

Il permet de dialoguer en direct avec les collaborateurs connectés. Cet usage favorise l’interactivité entre les collaborateurs en ligne.
En situation de mobilité, vous savez si votre collègue est présent et vous pouvez le solliciter en direct.

La Cartographie

Elle procure une représentation géographique des recherches effectuées sur l’ensemble des usages collaboratifs mis à disposition tels que : informations présentes sur le profil, échanges sur un sujet précis, documents, images, vidéos postés sur la plateforme etc.
J’aimerai que les éditeurs de plateformes collaboratives intègrent également une vision social-graphe dans leur solution respective.

Les usages collaboratifs type gestion de projet

Ils participent à la création collective et collaborative des missions que doivent accomplir les membres de la communauté ou du groupe concerné.

Le Wiki

Il permet de réaliser une production (article, dossier, cahier des charges, commandes, contrats, etc.. ) à plusieurs collaborateurs de manière synchrone et asynchrone. Il conserve les différentes modifications et leurs auteurs.
Cet usage est très utile pour formaliser des éléments en commun plus rapidement. Les commentaires associés fournissent un historique de la création collective facilement compréhensible par un nouveau contributeur.
C’est un usage plus efficace et productif que l’échange de document, de tableau ou d’une présentation par courriel. Une seule version du livrable est mise à disposition des collaborateurs. La consolidation des mises à jour est immédiate et la validation est plus rapide et aisée.

Les Enquêtes/Sondages

Ils permettent de voter en ligne sur une proposition faite pour réaliser un objectif, répondre à une question à choix multiples, etc..
Le gain de temps est facilement mesurable si vous comparez avec un sondage envoyé par courriel à un groupe de personnes. Les réponses sont partagées instantanément, le résultat est visible par l'ensemble des collaborateurs sans avoir la nécessité de les prévenir par courriel.

Les Tâches

Un usage de type Scrumboard pour assigner et suivre l’avancement des tâches assignées aux collaborateurs.
Pour assurer les missions de la communauté ou du groupe, il faut que les objectifs individuels et collectifs soient clairement définis et assignés.

La Vidéo-Conférence ou Webinar

Cet usage est très pratique pour les groupes de travail répartis sur plusieurs sites géographiques.
Il est utilisé notamment pour animer des réunions, des comités de projet ou des échanges sur des sujets précis etc.
La vidéo sauvegardée permet d'avoir un historique des échanges.
Le chat et le Wiki, souvent liés à cet usage, garantissent l'historique des échanges écrits et annotés en ligne par les participants.
Le compte-rendu de réunion est quasiment fait à la fin de la vidéo-conférence.

Le Blog

Il est utilisé pour communiquer aux autres groupes l'avancement des travaux effectués par le groupe émetteur. Cet usage peut servir à capitaliser des retours d’expériences.
La communication, un autre point important dans le partage des connaissances; n’oubliez pas qu’une connaissance n’a de la valeur que si elle est partagée !!!

Les usages collaboratifs pour favoriser la communication

Ils permettent d’illustrer un sujet de réflexion, de favoriser la compréhension d’une idée ou d’une mission complexes.

Photos, Vidéos

Un usage très utile pour partager des photos ou des vidéos sur un sujet précis. Elles permettent d’illustrer les éléments qui concourent à la réalisation d’une oeuvre en commun; cet usage s’apparente à un mur d’images similaire à un tableau PINTEREST ou à chaîne vidéo similaire à un espace crée sur YOUTUBE, DAILYMOTION ou VIMÉO.
Imaginez-vous filmer une action spécifique et la commenter en direct. La capitalisation des connaissances en sera que plus explicite.et comme le stipule l’expression populaire, une image vaut 1000 mots….

Les Formulaires 

Un usage très utile pour formaliser des éléments à capitaliser entre les membres (Bases de données, Retour Expériences, Historique de suivi, Enquêtes, etc.)

Les usages pour innover

Ce sont les usages qui permettent aux membres de la communauté d’innover au quotidien en s’appuyant sur une veille structurée.

La veille

Cet usage permet de récupérer automatiquement les sources d’informations qui aliment les réflexions du groupe de travail ou de la communauté.
Des outils de curation comme SCOOP-IT ou IFTTT ou ZAPIER favorisent la remontée d’informations; en revanche un traitement manuel est à prévoir pour éliminer les sources inadaptées.

Le Laboratoire d’idées

Un usage qui permet d’échanger en direct des idées entre collègues et de voter en ligne pour promouvoir une idée.
Un usage très efficace pour repérer les bonnes pratiques à mettre en oeuvre.

Les usages collaboratifs pour favoriser la socialisation

Ils apportent un côté ludique à la plateforme et favorisent les changements de postures et de comportements nécessaires pour que les collaborateurs s’approprient une culture collaborative.

Jobinar - CV

Ces 2 usages favorisent la mobilité interne au sein des grandes communautés; ils enrichissent le profil, l’usage que vous avons décrit un peu plus haut.

Co-Voiturage

Un usage pour faciliter les déplacements des membres de la communauté.
Il peut être interfacé avec des services externes comme la SNCF, BLABLACAR, etc..

Le Bon Coin

Il s’agit de mettre à disposition des membres un espace pour troquer, les lieux de villégiatures, les meubles, les voitures, et tout objet dont un membre souhaite se débarrasser.
Lorsque cet usage est déployé dans une organisation, il illustre la maturité des décideurs à laisser un espace de liberté aux collaborateurs.
Il favorise les comportements collaboratifs qui pourront par analogie et mimétisme être mis en oeuvre dans les missions professionnelles assignées aux membres de la communauté.

Et Slack dans tout cela

Vous avez maintenant une idée un peu plus précise des usages collaboratifs dont votre organisation pourraient avoir besoin. Vous trouverez ci-dessous une carte conceptuelle qui illustre les usages pris en charge par la plateforme SLACK.
Carte conceptuelle des usages collaboratifs de SLACK

Sur les 24 usages collaboratifs décrits précédemment, à ce jour
SLACK en adresse 21 :
  • Moteur de recherche
  • Profil Annuaire : Team Directory
  • Groupes : Channel
  • Fils de discussions : Échanges dans les channels, commentaires sur les éléments partagés, etc..
  • Agenda : Intégration d’applications tierces (TRELLO, Google AGENDA,etc.)
  • Fichiers : Drag and Drop dans un Channel
  • Favoris : Copy and Paste dans un Channel ou dans un post
  • Annonces : saisir tout simplement un message dans le channel #general
  • Chat : saisir tout simplement un message dans un channel ou en direct à un ou plusieurs membres
  • Sondages : Intégration d’application tierce (POLL)
  • Tâches : Intégration d’applications tierces (TODO, TRELLO, etc.) ou utilisation de la commande /remind
  • Webinar : Intégration d’application tierce (HANGOUT, SKYPE, ZOOM, etc..)
  • Blog : Saisie d’un Post ou d’un Snippet dans un channel
  • Photos, vidéos : Drag and Drop ou copy and Paste dans un Channel
  • Formulaires : Intégration d’application tierce (Google FORMS)
  • Veille : Intégration manuelle de Flux RSS dans un channel ou automatique avec des applications tierces (IFTTT, ZAPIER)
  • Laboratoire d’idées : Intégration d’application tierce (POLL) ou d’un robot IDEABOT
  • CV et Jobinar : Intégration manuelle de Flux RSS dans un channel ou d’un robot (PILOT)
  • Co-Voiturage : Intégration d’application tierce (UBER)
Les trois manquants sont :
  • La cartographie
  • Le Wiki
  • Le bon Coin
En revanche, SLACK introduit 2 éléments différenciateurs importants au regard des autres plateformes du marché :
  • L’intégration de nombreuses applications tierces
  • Les BOTS, sorte de robots intelligents qui optimisent les interactions et les tâches entre les membres d’un channel.
J’ai testé quelques robots qui facilitent les taches et les interactions des communautés auxquelles je participe; je vous propose de vous décrire rapidement les avantages qu’ils procurent.

SLACKBOT

Le robot de base de la plateforme SLACK, il vous prévient de tous les évènements qui vous intéressent. Il sert également de bac à sable pour tester des nouveaux robots ou des commandes de SLACK. Vous pouvez également lui demander de vous rappeler des actions à faire comme :
  • rappelle moi de passer voir Xavier ce soir
  • Demande à MAHER d'envoyer le doc au client
  • etc.

IDEABOT

Véritable laboratoire d’idées, ce robot permet d’échanger des idées, de voter pour les idées que l’on souhaite promouvoir, on peut commenter chacune des idées et le tout simplement avec une ligne de commande dans un channel.
Voici un exemple d’idée postée sur une des communautés avec lesquelles je collabore.



HOWDY

Ce robot permet de faire un point facilement avec une équipe. HOWDY vous permet de préparer une liste de questions. Ensuite le robot va poser les questions une à une aux collègues sélectionnés ou à un Channel particulier sur une période donnée.

A la fin de la période sélectionnée, HOWDY transmet un rapport de toutes les réponses obtenues.

Vous avez ici un exemple d'un test effectué pour illustrer mes propos.


MEEKAN

Ce robot prend en charge la planification de tous les événements d'une équipe. Vous pouvez lui poser des questions du type :
  • planifie moi un déjeuner avec Greg et Isabelle la semaine prochaine
  • quels sont les meetings que j'ai vendredi prochain
  • planifie une réunion avec les membres du Channel X la semaine prochaine
  • trouve moi un vol de Paris à Montréal départ jeudi prochain retour mercredi
  • etc.
MEEKAN vous proposera alors les choix éventuels envisageables. Vous n'aurez plus qu'à accepter. Il est également possible de demander au robot de modifier son planning.
Voici une capture écran d'un test effectué.
Test de planification d'un vol


PILOT

Ce robot permet de rechercher des compétences pour répondre aux objectifs de vos missions. Il propose les personnes correspondantes à vos critères. Vous pouvez ensuite contractualiser avec la plateforme PILOT pour intégrer la personne concernée à votre projet.
Voici un exemple de recherche.
Recherche de compétences

STATBOTS

Ce robot vous permet d'obtenir les statistiques des sites internet que vous gérez ou souhaitez suivre. Il offre toutes les dimensions statistiques couvertes par Google Analytics.
Elles sont accessibles par commande dans un Channel.
Voici quelques exemples.
Utilisateurs qui consultent le site

Utilisateurs par Pays
Comparaison entre 2 dates

Pour conclure …

Slack multi plateformes

SLACK est une solution qui fonctionne sur toutes les plateformes techniques et appareils connectés du marché. Sa conception épurée favorise la communication et le partage entre les membres d'une même équipe.


L'ouverture et l'intégration de nombreuses applications tierces élargit la couverture fonctionnelle envisageable.

Les nombreux robots augmentent la productivité de vos équipes et augurent des changements organisationnels que cela va engendrer pour les entreprises.

Les seuls inconvénients actuels sont :
  • une interface et des commandes en langue anglaise
  • l'obligation d'être connecté pour interagir.
Alors si votre choix de plateforme n'est pas encore fait, je pense que SLACK doit faire partie de votre sélection.

Quoi qu'il en soit et quelque soit votre choix final, je vous recommande de mettre en œuvre les usages collaboratifs progressivement.

Chaque communauté doit pouvoir choisir ses usages en fonction de ses besoins propres.


NB : Le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d'alléger le texte.
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