Et si nous parlions des usages collaboratifs

Un peu d'histoire...

Lorsque j'ai commencé ma carrière dans les systèmes d'informations, les fournisseurs vous offraient un logiciel lorsque vous achetiez un ordinateur personnel. Nous étions dans l'ère où le matériel apportait la puissance, de la nouveauté et de l'innovation.

Nous étions dans l’ère de la puissance de calcul

Quelques années plus tard lorsque vous achetiez un logiciel c'est un ordinateur personnel qu'ils vous offraient. Le matériel passait au second plan, la valeur ajoutée et l'innovation se situaient au niveau des fonctions gérées par les logiciels. L'entreprise se structurait et s'organisait en s'appuyant sur les processus définis et proposés par les éditeurs.

Nous étions dans l’ère de l’informatisation des processus

Aujourd'hui les fournisseurs vous mettent à disposition souvent gratuitement des ressources et usages en ligne en échange de l'analyse de vos comportements et de vos données personnelles.

Le matériel et les logiciels sont relégués au statut de ressources. Les usages mis à disposition répondent aux besoins des utilisateurs dans leurs tâches professionnelles ou personnelles quelque soit l'endroit, l'heure ou l'appareil utilisé ou le contenu à consulter¹.

Ces usages favorisent les mises en relation, des comportements collaboratifs et valorisent les contributions des participants.

Nous sommes désormais dans l’ère de l’économie de la relation et de la contribution

Cette transformation a débuté par l'utilisation des réseaux sociaux publics notamment Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram ou Pinterest.

Ces réseaux ont favorisé le partage, modifié notre façon de collaborer avec les autres, amplifié nos contributions spontanées.

Ils ont modifié en profondeur notre façon de travailler, de nous déplacer, de consommer, de vivre au quotidien.

Ces changements que certains ont pris comme un effet de mode, sont en fait les éléments de base d'un changement profond de modèle de notre société.

Auparavant, les processus établis avaient une durée de vie assez longue, le bouleversement des processus d'intermédiation a remis en cause cette stabilité.

Désormais chacun d’entre-nous a la possibilité

• de créer du contenu et des services en ligne sans passer obligatoirement par l’ensemble des intermédiaires qui formaient la chaine de valeur
• d’accéder aux contenus qu’il souhaite quand il veut où il veut
• d’optimiser et d’organiser sa consommation grâce aux services en ligne et à la demande
• valoriser ses contributions pour enrichir ses expériences et mettre en perspective ses compétences au regard des autres
• s’informer sans passer par les organes de presse spécialisés
• etc.

Le droit d’usage a pris l’ascendant sur le droit de propriété.

Nous sommes en train de passer d’une économie de la rente à une économie d’usage.

Ce changement impacte toutes les composantes de la société, et je vous propose de focaliser sur les conséquences que cela engendrent sur les entreprises.

Et les entreprises dans tout cela

La plupart des entreprises ont eu, dans un premier temps, un regard critique sur les réseaux sociaux publics précités. Elles pensaient assister à un phénomène de mode.

Ce manque de recul et d’écoute des changements en cours sont très préjudiciables.

Prenons comme exemple la musique; 

qui achète sa musique préférée comme avant sur un support physique ?.

Les acteurs comme APPLE, qui ont accompagné ce changement de consommation, avec leur écosystème ITUNES d’achat de morceaux en ligne, rencontre aujourd’hui une concurrence importante et une remise en cause de leur source de revenus.

Le modèle évolue vers la mise à disposition d’une gigantesque discothèque en ligne accessible en streaming.

On assiste ici à un changement de comportements et d'usages profond du monde des loisirs.

Si nous projetons ces évolutions au monde de l'entreprise, après cette période de doute, les entreprises ont souvent cédé aux sirènes des éditeurs de plateformes.

Elles ont privilégié la mise en œuvre de solution technique plutôt que de concevoir les usages collaboratifs dont elles ont réellement besoin pour satisfaire les demandes de leurs clients.

La collaboration est avant tout chose une aventure humaine, liée à la culture de l'entreprise, à son histoire et aux comportements des femmes et des hommes au quotidien pour réaliser l'œuvre commune.

Tous les projets qui réussissent sont ceux qui s'appuient sur la dimension humaine comme levier majeur de la transformation digitale.

Alors pour réussir dans votre projet une réflexion s'impose pour réussir ce changement de postures et de méthodes de travail.

Entrons de plein pied dans cette aventure collaborative !

l'aventure collaborative

Elle commence avec un support fort de la hiérarchie. Le sponsor aura à sa charge d'obtenir les ressources nécessaires à l'appropriation des usages collaboratifs.

La première initiative à mettre en œuvre est de mesurer la maturité collaborative de vos communautés métiers concernées.

Elle consiste à cartographier les usages collaboratifs utilisés par les communautés métiers de votre organisation.

Cartographie des usages collaboratifs

Cet exercice ludique que j'aime réaliser avec mes clients s'appuie sur un jeu de carte où j'explique aux collaborateurs ce que chaque usage apporte individuellement et collectivement à une organisation collaborative.

A la fin de l'atelier, nous avons répertorié ensemble les usages à déployer et les phases de déploiement cohérentes avec les besoins exprimés et la culture digitale des communautés concernées.

Cette cartographie des usages collaboratifs peut être utilisée pour :

1. Rédiger un cahier des charges pour lancer un appel d'offre et sélectionner une plateforme collaborative adaptée à votre contexte
2. Engager les premières expériences réelles d'usages collaboratifs en s'appuyant sur les outils déjà utilisés par les collaborateurs.

Rédiger un cahier des charges

Cette étape va vous permettre de focaliser sur les usages avant de penser à la solution technique.

L'approche est diamétralement opposée à la majorité des choix qui sont fait. En général, les entreprises choisissent l'outil et ensuite adaptent leur organisation pour cadrer avec ses fonctionnalités.

La démarche que je vous propose, quant à elle, prend en compte la maturité digitale de votre organisation; elle sélectionne les usages utiles à vos collaborateurs et oriente votre choix final sur la solution technique la plus adaptée.

Engager les premières expériences collaboratives

J'ai souvent constaté que les entreprises avaient à leur disposition des outils qui pouvaient répondre aux premiers usages collaboratifs.

En général tout le monde utilise la messagerie, un agenda, un traitement de texte et un tableur.

Alors comment devenir collaboratif avec ces premiers usages !

Rien de tel qu'un exemple vécu pour illustrer mes propos.

LA MISSION À ACCOMPLIR

Cette histoire se déroule en 2007. Un client souhaite traduire le corpus méthodologique d'une gestion de projet.

En effet il a décidé d'intégrer des collaborateurs d'une filiale asiatique à la rédaction des spécifications des prochaines applications mises en œuvre au sein du groupe.

Pour ce faire, il a mandaté 4 collaborateurs :

• 1 chef de projet fonctionnel francophone
• le responsable de la méthodologie en France
• 2 chefs de projets fonctionnels anglophones

Ils commencèrent donc à traduire le corpus en utilisant la messagerie pour s'échanger le tableau Excel des terminologies à traduire.

Le client nous a sollicité car ces collaborateurs rencontraient de sérieux problèmes pour s'organiser compte-tenu des décalages horaires et pour réaliser le travail dans les délais impartis.

Nous étions dans un cas classique d'organisation collective mais pas du tout collaborative.

Chacun des acteurs échangeait des courriels avec le tableau en pièce jointe à chaque modification. Le travail de consolidation devenait problématique et ralentissait le travail de chacun.

A cette époque, je vivais et travaillais à Montréal, au cours de notre première réunion téléphonique, je leur ai proposé la solution suivante pour respecter les délais impartis :

• créer un répertoire partagé sur Gdrive
• modifier leur tableau Excel pour le rendre collaboratif
• le télécharger sur le répertoire partagé
• s'abonner au flux RSS qui permet de savoir que le fichier a été modifié
• de commencer le travail de traduction en organisation collaborative en s'appuyant sur une web Conference compte tenu des décalages horaires
• d'accompagner ces changements de méthodes de travail.

Travailler en mode collaboratif, modifie en profondeur les comportements et les postures des collaborateurs. Il faut mettre en place l'environnement propice, basé sur la confiance et la transparence. 

Sans ces éléments essentiels, il est illusoire de vouloir mettre en place une organisation collaborative.

Au delà des outils utilisés, un élément important est également impacté; la conception des documents, des formulaires ou des tableaux est à revoir.

Le schéma ci-dessous illustre mes propos pour cette mission.

Vous pouvez noter la différence entre le tableau initial et le tableau collaboratif.

• Avec ce dernier chaque utilisateur travaille à son rythme
• L'avancement est visible par tous, les contributions collective et individuelle sont mesurables au premier coup d'œil
• Une validation automatique de la traduction issue de la saisie des 4 traducteurs est facile à mettre en place
• il existe une seule version du fichier, il n'est pas nécessaire de faire une consolidation
• il n'est plus nécessaire d'envoyer un courriel à chaque mise à jour, le flux rss assure automatiquement cette fonction.

Dans cette mission, nous avons mis en œuvre des usages collaboratifs simples, efficaces et productifs :

• Répertoire partagé
• Tableau Excel où l'on peut travailler à plusieurs
• flux rss pour être informé

Alors avant de vous lancer dans le choix d'une plateforme collaborative, cartographiez les usages dont vos collaborateurs ont le plus besoin, commencez à vous approprier les comportements et postures collaboratives avec les outils que vous utilisez.

Et en parallèle choisissez la plateforme qui correspond le plus à vos besoins et à la culture de votre organisation.

Et vous vous en êtes où dans la mise en place de votre organisation collaborative ?

NB: Dans ce texte, le genre masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d'alléger le texte.

1 ATAWADAC - https://fr.wikipedia.org/wiki/Mobiquit%C3%A9 ↩︎